E-Mail Gönderirken Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Her marka kendisinin olduğu kadar Office701’in de bir temsilcisidir...
GENEL
01.11.2022
433 Görüntülenme

E-Mail Gönderirken Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Office701 ailesi olarak herkese mutlu haftalar dileriz…

Gün içinde ne kadar çok kişiye mail atıyorsunuz? İş ararken, müşteriyle iletişime geçerken, resmi bir kuruma derken neredeyse tüm günümüz mailleşme ile geçebiliyor. Unutulan mailler de cabası… Peki mail düzeni ile ilgili ne kadar bilgiye sahibiz? Mailleşirken en çok yaptığımız hata ne? En başa dönecek olursak; mail atarken hiçbir şeye dikkat etmeden sadece maili yazmaya mı odaklanıyoruz? İşte bugün size mail atarken nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatacağız.

  1. Mailleşeceğiniz konu başlığını her zaman açık ve net bir şekilde ifade edin. Çünkü maillerinizin yanlış anlaşılması büyük bir kaosa neden olabilir. Özellikle büyük şirketlerde bu çok önemlidir. O yüzden ilk madde olarak bunu belirtmek istedik. 

  2. Kişisel bir mail hesabındansa sizi daha profesyonel gösterecek bir şirket maili ile mailinizi göndermelisiniz. Hem kişisel hayatınızla iş hayatınızı birbirinden ayırmış olabilirsiniz.

  3. Mailinizin giriş cümlesi kesinlikle ‘’naber’’ olmamalı :) ‘’selamlar, merhabalar gibi daha profesyonel bir giriş tercih etmelisiniz. Mailinizi sonlandırırken de teşekkürler, cevabınızı bekliyorum, saygılarımla gibi ifadelerle bitirebilirsiniz.

  4. Biliyorsunuz ki türkçe yazıldığı gibi okunan bir dil gibi görünse de aslında öyle değildir. O yüzden mailinizi yazarken günlük konuşma dilinde değil, imla ve dil bilgisi kurallarına uygun şekilde yazmalısınız. Hata olmaması için 3 defa okumanızı tavsiye ederiz. Bir diğer yapılması gereken şeylerden biri de büyük harf kullanmamanızdır. 

  5. Mailleriniz bir destan olmasın… Bu mail attığınız kişinin gözünü oldukça korkutur. Belki de mailinize cevap alma süreniz bir uzayabilir. O yüzden 1.maddede de belirttiğimiz gibi her zaman net, kısa ve öz olun. Bilgilendirme, şikayet, öneri veya mailinizin konusu ne olursa olsun her zaman öz olmalısınız.

  6. CC kısmını da atlamalayın lütfen. Bu kısımda mail ile alakalı olacak kişileri cc kısmına ekleyebilirsiniz. Bu kısım önemli çünkü CC’ye eklemeniz gereken isimleri iyi tespit etmelisiniz. Hiyerarşik bir yapısı olan CC, en başa en üst kademede olan kişiyi yazmalısınız. Bu bize göre çok önem teşkil etmese de bazı büyük firmalar için problemlere neden olabiliyor.

Bu kadar özellik çok fazla geliyor olabilir. Ama sürekli mailleşen biri için bunları öğrenmek çok kolay! 

Bir sonraki yazımızda görüşmek üzere…

YORUM YAZ